Ce este registrul de casă și la ce folosește
Registrul de casă reprezintă documentul prin care o firmă — sau, după caz, o altă entitate care realizează operațiuni cu numerar — înregistrează zilnic toate operațiunile de încasări și plăți efectuate în numerar.
Pe lângă operativitatea înregistrărilor, registrul de casă are două roluri fundamentale:
stabilirea soldului de numerar de la începutul și de la sfârșitul zilei;
furnizarea bazei contabile pentru înregistrarea corectă în evidențele contabile.
Cine trebuie să întocmească registrul de casă
Obligația întocmirii registrului de casă revine entităților — persoane juridice sau fizice — care efectuează operațiuni cu numerar.
În cazul unor entități precum persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderi individuale, liber-profesionişti etc., legislația poate prevedea utilizarea unui „registru de încasări-plăți” în loc de registrul de casă propriu-zis, dacă contabilitatea se ține în partidă simplă.
Indiferent de tipul entității, dacă se operează cu numerar și banii sunt reținuți în casierie, trebuie respectate limitele legale privind suma de numerar ce poate fi păstrată în casierie.
Ce informații trebuie să conțină
Un registru de casă complet trebuie să includă:
denumirea unității / firmei;
data întocmirii (zi, lună, an);
soldul inițial al zilei (banii rămași de la ziua precedentă);
fiecare încasare sau plată făcută în ziua respectivă — cu mențiuni precum: tipul documentului justificativ (chitanță, bon fiscal, dispoziție de plată / încasare etc.), număr curent, explicații și sumă;
soldul final al zilei;
semnăturile casierului și, după caz, ale persoanei care verifică și preia registrul.
De regulă, registrul de casă se completează zilnic și în două exemplare: unul rămâne la casierie, celălalt la departamentul financiar-contabil.
Reguli de completare și bune practici
Operațiunile se trec în ordine cronologică, cu număr curent crescător pentru documentele justificative.
Fiecare înregistrare trebuie susținută de un document justificativ — chitanță, bon, dispoziție de plată etc.
Soldul final se calculează astfel: sold inițial + total încasări – total plăți. Soldul nu poate fi negativ.
Pentru tranzacțiile în valută se întocmește un registru separat pentru fiecare monedă.
Ce spune legislația și ce consecințe există dacă registrul nu este completat corect
Reglementările privind registrul de casă sunt stabilite prin normele metodologice pentru documentele financiar-contabile și prin legislația contabilă în vigoare.
Nerespectarea obligației de întocmire sau completare corectă a registrului poate atrage sancțiuni contravenționale, inclusiv amenzi, iar în cazul unui control fiscal pot apărea probleme serioase legate de justificarea fluxului de numerar.
Recomandări practice pentru firme / entități
Creează un sistem de organizare a documentelor justificative: chitanțe, bonuri fiscale, dispoziții de plată/încasare etc.
Completează registrul zilnic, fără întârzieri — ideal imediat după efectuarea operațiunilor de casă.
Păstrează un exemplar separat, arhivat corespunzător, împreună cu documentele justificative.
Dacă firma efectuează tranzacții în mai multe valute, ține registre individuale pentru fiecare valută.
Pentru entitățile cu contabilitate în partidă simplă (PFA, II, IF, profesii liberale) verifică dacă este necesar registrul de casă sau registrul de încasări-plăți, în funcție de reglementări.
