e-factura

E-factura - o măsură obligatorie pentru toate tranzacțiile realizate între firme

De la 1 ianuarie 2024, toate firmele din România, indiferent de forma de organizare (SRL, PFA, PFI, SA, II, SNC etc.), vor trebui să respecte obligativitatea transmiterii facturilor emise prin sistemul electronic RO e-factura, pus la dispoziție de ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală)

Această măsură impune agenților economici conformarea cu noile reglementări fiscale, să asigure că toate tranzacțiile sunt înregistrate și raportate electronic, și să contribuie la creșterea transparenței și eficienței în colectarea taxelor și impozitelor.

Începând cu 1 Iulie 2024, e-factura a devenit singura metoda de facturare între firme. Toate celelalte tipuri de facturi inter-firme au fost eliminate.

Ce este e-factura?

E-factura în România reprezintă o factură emisă și recepționată în format electronic, în conformitate cu legislația fiscală națională. 

Aceasta înlocuiește varianta tipărită a facturii tradiționale, fiind emisă, transmisă și stocată electronic, cu semnătură electronică pentru a asigura autenticitatea și integritatea informațiilor. 

Scopul e-facturilor este de a simplifica procesele administrative și de a reduce consumul de hârtie, ce creează de astfel o gestiune mai eficientă a documentelor fiscale.

Obligativitatea e-facturii

Începând cu 1 ianuarie 2024, toate firmele din România vor fi obligate să utilizeze sistemul electronic RO e-Factura pentru emiterea facturilor în relațiile business-to-business (B2B). 

Această măsură a fost autorizată prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1553 a Consiliului din 25 iulie 2023, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 188 la 27 iulie 2023. Obligativitatea se aplică până la 31 decembrie 2026, cu posibilitatea de prelungire în funcție de eficacitatea măsurilor în combaterea fraudei și evaziunii fiscale în domeniul TVA.

Scopul e-facturilor este de a simplifica procesele administrative și de a reduce consumul de hârtie, ce creează de astfel o gestiune mai eficientă a documentelor fiscale.

Ce se întâmplă dacă nu folosești și nu transmiți documentele prin e-factură?

Nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează după cum urmează:

  • Persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, conform legii, vor primi o amendă între 5.000 lei și 10.000 lei.
  • Persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, conform legii, vor primi o amendă între 2.500 lei și 5.000 lei.
  • Celelalte persoane juridice, precum și persoanele fizice, vor primi o amendă între 1.000 lei și 2.500 lei.

De asemenea, netransmiterea de către emitent a facturii în sistemul național privind factura electronică RO e-factura, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Cum funcționează sistemul RO e-Factura?

Sistemul RO e-factura permite emiterea, transmiterea și arhivarea facturilor electronice într-un mod securizat și eficient. 

Facturile trebuie să conțină o semnătură electronică avansată sau calificată pentru a asigura autenticitatea și integritatea documentului. Documentele sunt transmise în format standardizat, respectând cerințele Autorității Naționale de Administrare Fiscală (ANAF). 

Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) este obligatorie pentru operatorii economici care doresc să utilizeze sistemul RO e-Factura.

Scopul și beneficiile e-facturii

Scopul principal al sistemului Ro e-factură este de a simplifica și digitaliza procesul de facturare, să reducă birocrația și riscurile de eroare umană. Printre beneficiile e-facturii se numără:

  • Eficiență crescută – emiterea și transmiterea rapidă a facturilor.
  • Costuri reduse – eliminarea cheltuielilor legate de hârtie, imprimare și transport.
  • Accesibilitate – stocarea și accesarea ușoară a facturilor digitale.
  • Securitate – transmiterea sigură a datelor, reducând riscul de pierdere sau falsificare.
  • Conformitate fiscală – alinierea la reglementările legale și simplificarea procedurilor de audit.
  • Reducerea fraudei – monitorizarea precisă a tranzacțiilor și eliminarea posibilității utilizării facturilor false sau duplicat.
  • Transparență –  asigurarea unei concurențe echitabile între contribuabili și protejarea bugetului public.

Integrarea sistemului RO e-factura în sistemele de gestiune

Integrarea sistemului RO e-factura în sistemele de gestiune a devenit de maxim interes pentru companii datorită numeroaselor avantaje pe care le oferă. 

Aceasta nu doar că facilitează conformitatea cu noile reglementări fiscale, ci și automatizează procesul de facturare, reduce riscul de erori umane și economisește timp și resurse. De asemenea, această integrare asigură o transparență și acuratețe mai mare în tranzacțiile comerciale și simplifică procedurile de audit și raportare. 

Accesul rapid și securizat la facturile electronice stocate îmbunătățește gestionarea documentelor și protejează împotriva fraudei fiscale, ceea ce contribuie la o administrare mai eficientă și fiabilă a afacerii.

P.S. Soluțiile de gestiune oferite de Comax au integrat programul de facturare cu e-factura, și asigură o tranziție lină și eficientă către facturarea electronică. 

Comax se angajează să îți ofere cele mai moderne și eficiente soluții pentru gestionarea afacerii tale, să te ajute să să rămâi conform cu reglementările în vigoare și să îți optimizezi procesele interne.