În orice activitate în care mărfurile sunt transportate dintr-un loc în altul, documentele care însoțesc bunurile au un rol esențial. Unul dintre acestea este avizul de însoțire a mărfii, un document obligatoriu în numeroase situații și folosit frecvent în practică de către firmele de toate dimensiunile.
1. Ce este avizul de însoțire a mărfii?
Avizul de însoțire a mărfii este un document financiar-contabil prin care se justifică transportul unei mărfuri atunci când aceasta circulă fără factură sau în alte situații specifice. Documentul confirmă mișcarea bunurilor de la un punct la altul și permite autorităților să verifice legalitatea transportului.
Este utilizat atât pentru bunuri aflate în proprietatea firmei, cât și pentru bunuri trimise spre prelucrare, depozitare, testare sau în alte scopuri.
2. Când este necesar avizul de însoțire a mărfii?
Avizul este obligatoriu în următoarele situații:
Când marfa circulă fără factură – indiferent de motivul transportului.
Transfer de bunuri între puncte de lucru ale aceleiași firme.
Expedierea bunurilor spre prelucrare la un colaborator.
Transportul eșantioanelor, mostrelor, bunurilor fără valoare comercială, donațiilor, bunurilor casate.
Participarea la expoziții, târguri sau prezentări cu produse proprii.
Orice alt transport de bunuri în care nu se emite factură în momentul plecării.
Chiar și atunci când se întocmește factură, unele firme aleg să emită și aviz pentru o evidență mai clară a mișcărilor de gestiune.
3. Ce trebuie să conțină avizul de însoțire a mărfii
Pentru a fi valid, documentul trebuie să includă:
Denumirea documentului și numărul avizului
Data emiterii
Datele expeditorului (denumire, adresă, CUI)
Datele destinatarului
Descrierea detaliată a mărfii: denumire, cantitate, unitate de măsură
Mențiunea „fără factură”, dacă este cazul
Date referitoare la transport: numele transportatorului, mijlocul de transport, seria și numărul actului de identitate
Semnătura persoanei care a emis documentul
Confirmarea de primire (semnătura destinatarului la sosirea mărfii)
4. Valabilitatea avizului
Avizul este valabil pe întreaga durată a transportului, din momentul în care marfa pleacă de la expeditor și până ajunge la destinatar. Orice modificare a cantității sau a destinației trebuie consemnată într-un nou document.
5. Numerotarea avizelor
Fiecare firmă își stabilește un sistem intern de numerotare, însă acesta trebuie:
să fie consecutiv,
să permită identificarea clară a documentului,
să fie gestionat prin decizie internă privind seriile și numerele.
Numerotarea se reînnoiește la începutul fiecărui an fiscal sau conform procedurii interne.
6. Arhivarea și păstrarea documentelor
Avizele de însoțire trebuie arhivate împreună cu restul documentelor contabile, pentru perioada prevăzută de legislație. Atât avizul, cât și eventualele facturi emise ulterior trebuie să fie disponibile în caz de control.
Avizul de însoțire a mărfii este un document fundamental pentru orice companie care transportă bunuri. Acesta asigură trasabilitatea mărfurilor, justifică transportul în fața autorităților și contribuie la o evidență contabilă corectă. Folosirea corectă a avizelor ajută firmele să evite sancțiuni și să își gestioneze eficient stocurile.
